Riunioni e verbali

Cosa puoi fare

Con le riunioni di Addness, la chiamata viene registrata e trascritta, e l’IA crea un verbale che viene salvato su Drive o nelle risorse di un obiettivo. Puoi ottenere un verbale dalle riunioni online, da quelle in presenza e da quelle su Google Meet / Zoom / Microsoft Teams.

Tipo di riunione	Punto di accesso	Avvio del verbale	Destinazione di salvataggio
Riunione collegata a un obiettivo	”…” → Riunione nella riga dell’obiettivo / chat dell’obiettivo	Avvio manuale dopo l’ingresso	Risorse di quell’obiettivo
Riunione in un messaggio diretto / gruppo	Nei gruppi, l’icona delle cuffie nell’intestazione della conversazione (“Chiama”); nei messaggi diretti, l’icona del telefono (“Chiama”)	Avvio manuale dopo l’ingresso	Drive (condiviso con chi ha partecipato durante la registrazione)
Riunione in presenza (offline)	L’icona a nove punti “Registrazione, audio, riunioni e verbali” nell’intestazione → “Riunione”	Automatico, all’avvio della riunione	La cartella “Riunioni rapide” su Drive
Riunione su Google Meet / Zoom / Microsoft Teams	“Richiedi il verbale” nella pagina dei verbali delle riunioni	Automatico, con l’ingresso del bot per i verbali	Il tuo Drive, oppure un obiettivo
Dalla schermata di Google Meet	“Registra con Addness” → ”● Avvia la registrazione con Addness” dell’estensione di Chrome “Addness Meet Recorder”	Automatico, con l’ingresso del bot per i verbali	Il tuo Drive, nell’organizzazione scelta nel pannello

Collega Google Calendar per impostare separatamente la partecipazione automatica e il salvataggio video, anche per singolo evento (→ Prenotare registrazioni per singoli eventi di Google Calendar).

Nelle organizzazioni appena create, le riunioni e i verbali possono avere un lucchetto. “Riunione” e “Verbali delle riunioni”, in alto a destra sullo schermo, si possono usare dopo aver terminato la sfida “Scopri come funzionano i verbali delle riunioni”. “Riunione” nel menu ”…” di un obiettivo si può usare dopo aver terminato la sfida “Scopri la chat”. In ogni caso puoi usarle anche premendo “Salta e usa (senza punti)” (→ Sfide e blocchi delle funzioni).

① Dalla riga dell'obiettivo

Ottenere l'incarico proposto all'azienda XX

Riunione

Una riunione collegata a quell'obiettivo. Il verbale viene salvato nelle risorse dell'obiettivo

② «Registrazione, audio, riunioni e verbali» in alto a destra

Intestazione

Riunione

Scegli «Riunione» per avviare una riunione con verbale. È il modo più rapido per le riunioni in presenza. Il verbale viene salvato nella cartella «Riunioni rapide» del Drive

③ Dalla pagina dei verbali

Richiedi la creazione del verbale

https://meet.google.com/...

Incolla l'URL della riunione e invia la richiesta, poi ammetti il bot quando arriva. Salvato in un obiettivo o nella cartella «Meeting Bot» del Drive

Da qualsiasi punto di accesso, il verbale e la trascrizione vengono salvati automaticamente

① Riunioni collegate a un obiettivo

Avvia la riunione dal menu ”…” nella riga dell’obiettivo → “Riunione”, oppure dall’icona delle cuffie nella chat dell’obiettivo. Puoi anche condividere l’URL di accesso da “Azioni della riunione” accanto a “Riunione” → “Copia il link”.

Dopo essere entrato, premi “Avvia la creazione del verbale” (l’icona della nota) nella barra dei comandi. Scegli la lingua della trascrizione (giapponese, inglese o vietnamita; se la lingua dell’interfaccia non è il giapponese, puoi scegliere anche “Automatico (consigliato)”) e avvia: tutti i partecipanti vedranno che la registrazione è in corso.

• Il verbale completato viene salvato nelle risorse di quell’obiettivo. Nella chat dell’obiettivo compare anche “Verbale creato” e puoi aprirlo con “Visualizza verbale”
• Ricevi anche una notifica: “Il verbale della riunione è stato aggiunto alle risorse di «◯◯»”

Nota: Nelle riunioni avviate da un obiettivo o da una chat, il semplice ingresso non avvia la creazione del verbale. Premi “Avvia la creazione del verbale”.

② Riunioni in presenza — avviare da «Registrazione, audio, riunioni e verbali»

Puoi ottenere un verbale dalle riunioni in presenza in una sala riunioni o da una discussione improvvisata, senza scegliere un obiettivo.

1. Premi l’icona a nove punti “Registrazione, audio, riunioni e verbali” in alto a destra sullo schermo (nell’intestazione) e scegli “Riunione”
2. Alla domanda “Vuoi avviare una riunione con verbale?”, premi “Accetta e avvia”
3. Metti il PC in un punto da cui possa sentire la conversazione. All’avvio della riunione, il bot per i verbali di Addness si unisce e trascrive in tempo reale

Al termine, il verbale e la trascrizione vengono salvati su Drive, nella cartella “Riunioni rapide” di chi ha avviato la riunione. Chi l’ha avviata ne diventa proprietario, e i membri che hanno accettato e partecipato diventano visualizzatori.

Nota: non è possibile avviare una riunione dal browser di uno smartphone. Avviala dall’app Addness o dal browser di un PC.

③ Riunioni su Google Meet / Zoom — richiedi il verbale dalla pagina dei verbali

Puoi ottenere un verbale anche dalle riunioni su Google Meet / Zoom / Microsoft Teams, ad esempio quelle con persone esterne all’azienda.

1. Apri la pagina dei verbali delle riunioni (https://www.addness.com/meeting-notes) e premi “Richiedi il verbale”
2. Incolla l’URL della riunione. Se vuoi che diventi il verbale di un obiettivo, scegli l’obiettivo con “Collega a un obiettivo”. Se non lo scegli, viene salvato nella cartella “Meeting Bot” del tuo Drive. Inserisci il titolo del verbale (fino a 120 caratteri)
3. Scegli “Salva anche il video della riunione” (attivo per impostazione predefinita; se lo disattivi, il video non viene salvato e vengono effettuati solo la trascrizione dell’audio e il salvataggio del verbale). Premi “Richiedi il verbale” per inviare la richiesta
4. Il bot per i verbali si presenta alla riunione: consentigli di partecipare dall’app della riunione (una volta entrato, il bot pubblica un messaggio nella chat della riunione; in Microsoft Teams non viene pubblicato alcun messaggio)
5. Al termine della riunione, il verbale generato dall’IA a partire dalla trascrizione viene salvato nella destinazione che hai specificato. Se salvi anche il video, anche la registrazione viene salvata nello stesso posto. Al termine della trascrizione ricevi una notifica. Puoi seguire l’avanzamento con “Visualizza avanzamento”, dopo l’invio, in “Richieste in corso” nella pagina dei verbali delle riunioni. Qui compaiono solo le richieste fatte dal browser in uso (non quelle fatte da altri dispositivi o da altri membri)

Sono supportati Google Meet (https://meet.google.com/), Zoom (https://zoom.us/j/; incolla l’URL con la password) e Microsoft Teams (l’URL per partecipare a una riunione su https://teams.microsoft.com/ o https://teams.live.com/).

Se nella pagina dei verbali delle riunioni scegli “Chiedere all’IA gli appunti della prossima riunione” da Addness it, ti basta dire all’IA l’URL della riunione e sarà l’IA a richiedere il verbale.

Richiedere il verbale dalla schermata di Meet (estensione di Chrome)

Con Google Meet, se installi l’estensione di Chrome “Addness Meet Recorder”, puoi fare la richiesta con un solo clic dalla schermata di Meet. Puoi installarla anche da “Aggiungi a Chrome”, sotto l’URL della riunione nella schermata della richiesta.

1. Premi il pulsante blu “Registra con Addness” nella fila di pulsanti (microfono, videocamera, uscita, ecc.) in basso nella schermata di Meet
2. Nel pannello che si apre, premi ”● Avvia la registrazione con Addness”

Prima di premere, con l’interruttore “Salva anche il video” del pannello puoi scegliere se salvare il video della riunione (attivo per impostazione predefinita). Anche se è disattivato, vengono salvati la trascrizione dell’audio e il verbale.

Il bot per i verbali partecipa alla riunione. Il verbale viene salvato nella cartella “Meeting Bot” del tuo Drive, nell’organizzazione scelta nel pannello (non puoi scegliere un obiettivo).

Prenotare registrazioni per singoli eventi di Google Calendar

In Impostazioni personali › Integrazioni, premi “Collega Google Calendar” in “Collegamento del calendario al bot per i verbali”.

Al primo collegamento, Partecipa automaticamente agli eventi è attivo e il salvataggio video è disattivato. I collegamenti esistenti e quelli ripristinati mantengono le impostazioni salvate.

• Partecipa automaticamente agli eventi prenota automaticamente la partecipazione ai nuovi eventi con un URL della riunione. Apri Visualizza gli eventi in Verbali delle riunioni per cambiare la Partecipazione di ogni evento in Prossimi eventi
• Oltre a Salvataggio video predefinito, per ogni evento puoi scegliere Segui impostazione generale, Salva video o Non salvare video. Anche senza video, vengono elaborati audio e trascrizione e i verbali delle riunioni a cui partecipa il bot vengono salvati in Drive
• La pagina distingue la preferenza salvata dallo stato applicato alla prenotazione di partecipazione. Se l’impostazione non è applicata o quella della prenotazione è sconosciuta, usa Riprova impostazione video quando compare. Una prenotazione con video non significa che il file video sia stato salvato completamente
• Per gli eventi prenotati, il video può essere modificato fino a 10 minuti prima dell’orario più anticipato tra l’inizio dell’ultima prenotazione accettata e l’inizio attuale dell’evento. Non si può modificare dopo che il bot ha iniziato a entrare nella riunione
• Le nuove prenotazioni automatiche richiedono che sia attiva la verifica del saldo IA. Se la prenotazione automatica non è disponibile, segui le indicazioni sullo schermo e controlla la partecipazione per ogni evento (→ FAQ)
• Per interrompere, premi Scollega. Le partecipazioni prenotate vengono annullate

Nome e immagine del bot per i verbali (amministratori)

Ai partecipanti di Google Meet / Zoom / Microsoft Teams il bot per i verbali compare con il nome e l’immagine scelti dall’organizzazione. Gli amministratori dell’organizzazione possono cambiarli in Impostazioni › Bot per i verbali (→ Impostazioni). Con “Come appare nelle riunioni” puoi controllare come lo vedono i partecipanti. Il nome e il messaggio predefiniti seguono la lingua di visualizzazione salvata di chi fa la richiesta (giapponese se non è impostata). Nelle lingue diverse dal giapponese, i nomi dei file di trascrizione e registrazione contengono rispettivamente _transcript_ e _recording_, e la lingua della trascrizione viene rilevata automaticamente.

• Nome del bot — Il nome predefinito è <Name>の議事録bot in giapponese (Addness議事録bot se il nome non è disponibile) e <Name>'s Addness Notetaker nelle altre lingue (Addness Notetaker se il nome non è disponibile). <Name> è il nome di chi fa la richiesta. Se scegli “Nome personalizzato”, lo stesso nome viene usato per tutte le richieste dell’organizzazione (fino a 60 caratteri)
• Immagine del bot — Con “Cambia immagine” puoi sostituirla con un’immagine JPEG o PNG (fino a 5 MB e 1024 px). Con “Ripristina l’immagine predefinita” torni a quella originale
• Messaggio in chat all’ingresso — Quando il bot per i verbali entra in una riunione, pubblica un messaggio nella chat della riunione. Il messaggio predefinito contiene il nome del bot, il nome di chi ha fatto la richiesta, il fatto che creerà la trascrizione e il verbale, e l’URL di Addness. In giapponese il messaggio è in giapponese e termina con https://hp.addness.com/ja; nelle altre lingue è in inglese e termina con https://hp.addness.com. Se scegli “Messaggio personalizzato”, viene usato il testo della tua organizzazione. In Google Meet il messaggio viene fissato nella chat. Nelle riunioni di Microsoft Teams non viene pubblicato alcun messaggio

Cosa viene conservato come verbale

Nelle chiamate di Addness (casi ① e ② e riunioni nei messaggi diretti o nei gruppi), vengono conservati i due elementi seguenti. Anche quando richiedi il verbale nel caso ③, viene conservato il verbale ricavato dalla trascrizione e, se “Salva anche il video della riunione” è attivo, viene conservata anche la registrazione.

• Il verbale vero e proprio (riepilogo e organizzazione dei contenuti a cura dell’IA)
• La trascrizione (testo integrale con distinzione di chi parla)

Entrambi vengono salvati su Drive. Su Drive li trovi filtrando per tag (“Verbale della riunione”, “Trascrizione”, “Registrazione della riunione”). Nella pagina dei verbali delle riunioni puoi rileggere i verbali in un elenco, senza passare per le cartelle in cui sono salvati. Anche un’IA collegata tramite MCP (Claude Code, Codex, ecc.) può leggere i verbali che è autorizzata a vedere.

• L’audio originale (file di registrazione): nelle riunioni di Addness (① e ②, oltre alle riunioni nei messaggi diretti e nei gruppi), l’audio registrato viene eliminato dopo essere stato usato per la trascrizione. Non resta alcun file audio. Con il bot per i verbali di Google Meet / Zoom / Microsoft Teams, la registrazione resta solo se “Salva anche il video della riunione” è attivo
• Chi può vederli: ① chi può vedere quell’obiettivo; ② chi ha avviato la riunione e i membri che hanno accettato e partecipato; ③ chi ha fatto la richiesta (se è collegato a un obiettivo, chi può vedere quell’obiettivo). Con “Share” su Drive puoi mostrarli ad altre persone. Gli amministratori dell’organizzazione possono vederli indipendentemente dalle assegnazioni (→ Sicurezza e gestione dei dati)
• Eliminare: su Drive, premi ”…” nella riga del verbale → “Move to trash”. Può eliminarlo chi può modificare quel verbale. Una volta eliminato definitivamente dal cestino, non può essere recuperato (→ Drive: “Eliminare definitivamente dal cestino”)

Note comuni

• La registrazione e la trascrizione richiedono il consenso dei partecipanti. Durante la registrazione, tutti vedono un avviso e anche a chi entra in un secondo momento viene chiesto il consenso (chi rifiuta esce dalla riunione)
• La generazione del verbale consuma token IA. Il bot per i verbali li usa per il tempo trascorso nella riunione e per il tempo trascritto. Se all’avvio non c’è saldo, non parte. Le organizzazioni con la Modalità Addy Unlimited attiva possono continuare, e l’eccedenza viene aggiunta alla fattura successiva (→ Funzioni che usano la quota IA e stime per postazione)
• Il numero massimo di partecipanti a una riunione è 50
• Il bot per i verbali non è disponibile nel piano Starter (→ Piani e fatturazione)

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