Formularios

Qué puedes hacer

Formularios es la función para ordenar preguntas y publicarlas, y reunir y ver las respuestas. Sirve para consultas, asistencia a eventos, encuestas, cuestionarios y más. Puedes revisar las respuestas dentro de Addness como resumen, lista o CSV, y si vinculas el formulario a un objetivo, también puedes abrirlo desde la página del objetivo.

Para abrirla, pulsa “Más” (en el escritorio, en la barra lateral izquierda; en el móvil, en la barra inferior) → “Otras funciones” → “Forms”, dentro de “Agilizar el trabajo”. En el móvil también puedes abrirla desde el menú (≡) de arriba a la izquierda. Si la usas a menudo, fíjala en “Otras funciones”: en el escritorio la abrirás al instante desde la barra lateral izquierda. En organizaciones recién creadas, esta función puede tener un candado. Podrás usarla cuando termines el reto “Conoce los formularios” o pulses “Omitir y usar (sin puntos)” (→ Retos y bloqueos de funciones).

Crear un formulario

Tu IA conectada puede hacer estos pasos por ti.

Que lo haga la IA

1. Pulsa “Create a form” arriba a la derecha de la pantalla de formularios para crear un formulario en blanco. También puedes empezar desde “Contact”, “Event RSVP” o “Feedback” en “Start with a template”
2. En la pestaña “Question”, escribe el título, la descripción y las preguntas del formulario. Añade preguntas con “Add question” y define el tipo, si es obligatoria y la descripción de cada una
3. Con “Preview” arriba a la derecha, comprueba la pantalla que verán quienes respondan (las respuestas que escribas en la vista previa no se envían)
4. Pulsa “Publish” arriba a la derecha para empezar a aceptar respuestas

Si eliges “Crear y publicar un formulario con IA” en Addness it de la lista de formularios, puedes encargar a la IA todo el proceso, desde crear el formulario hasta publicarlo.

Lo que editas se guarda automáticamente (también puedes guardar al instante con “Save” arriba a la derecha). En “Valores predeterminados para formularios nuevos” puedes activar desde el inicio “Collect email address” y “Hacer obligatorias las preguntas nuevas” para los formularios que crees a partir de ahora. Puedes traer preguntas de otros formularios con “Import questions from other forms”.

En la lista de formularios puedes buscar por nombre y duplicar un formulario con “Duplicate” en cada fila (copia las preguntas, la configuración y el tema en un nuevo borrador; también puedes elegir “Compartir también con los mismos colaboradores”).

Tipos de pregunta

Tipo	Contenido
Short answer / Paragraph	Una respuesta corta de una línea / una respuesta larga de varias líneas
Radio Button / Checkbox / Pull-down	Elegir una / varias / una de las opciones. También puedes añadir texto libre en “Other”
Linear scale / Rating	Valorar con una escala numérica o con iconos de estrella, corazón o pulgar
Multiple-choice grid / Checkbox Grid	Elegir en una tabla de filas y columnas
Date / Time / Date and time	Introducir una fecha o una hora. También puedes elegir una fecha sin año o una duración
Upload File	Quien responde adjunta un archivo (quien responde debe iniciar sesión)
Título y descripción / Image / Youtube Video (ninguno requiere respuesta)	Intercalar una descripción, imagen o video sin campo de respuesta

Con “Validate Answer” puedes poner condiciones como número de caracteres, rango numérico, cantidad de opciones elegidas o expresiones regulares. También puedes escribir el texto que aparece cuando no se cumple la condición (texto de error de validación).

Secciones y ramificación

Con “Add section” puedes dividir el formulario en varias páginas. En las preguntas Radio Button y Pull-down, puedes elegir a qué sección se pasa según cada opción (solo una pregunta por sección puede ramificar. Como destino puedes elegir una sección posterior o “Submit”).

Publicar y compartir el enlace

Al pulsar “Publish”, aparece “Share” arriba a la derecha. Desde “Share” puedes copiar lo siguiente.

• Public link: La URL de la pantalla de respuesta. Con “Use a short link” también puedes convertirla en una URL corta
• Embed HTML: Al pegarlo en una página web, se muestra el formulario
• Pre-filled links: Un enlace que se abre con respuestas ya escritas (los archivos no se pueden rellenar de antemano)

Si corriges preguntas o configuración mientras el formulario está publicado, lo guardado aparece tal cual en la pantalla de respuesta.

Decidir quién puede responder

En la pestaña “Settings”, en “Who can respond”, elige el “Response access”.

• Anyone with the link: Cualquiera que abra el enlace puede responder
• Organization members: Solo los miembros de la organización pueden responder. Quien responde debe iniciar sesión en Addness
• Selected members and groups: Solo pueden responder los miembros que elijas y los participantes de los grupos de Addness en los que estás. También puedes poner una fecha de caducidad del acceso a cada miembro y grupo

Mientras un administrador de la organización tenga desactivado “Los miembros pueden crear enlaces públicos” en Configuración de la organización › Acceso externo, no se puede publicar un formulario para “Anyone with the link”. Tampoco se puede ampliar a “Anyone with the link” el acceso de un formulario ya publicado. Al intentar publicar o guardar aparece “La configuración de la organización impide compartir públicamente. Consultemos con un administrador.” Los formularios para “Organization members” y “Selected members and groups” sí se pueden publicar (→ Configuración de la organización).

Si el formulario está publicado para “Selected members and groups”, con “Notify people with access” desde “Share” puedes enviar una notificación de Addness a quienes pueden responder (mensaje de hasta 1000 caracteres). Si un miembro de la organización que no está elegido abre el formulario, aparece “Request access”, y el propietario del formulario elige “Approve” o “Decline”. Una solicitud rechazada se puede volver a enviar pasadas 24 horas.

Ver las respuestas

Abre el formulario y pulsa la pestaña “Answer”. Hay cuatro vistas.

• Summary: Muestra el número de respuestas, su evolución y el resumen de cada pregunta (los gráficos se pueden copiar)
• By question: Ver juntas las respuestas a una pregunta
• Tabla de respuestas: Ver las respuestas en una tabla, una por fila
• Individual: Ver las respuestas una a una

Con “Filter responses by date and time” puedes acotar el periodo. Con “Imprimir todas las respuestas” puedes imprimir las respuestas. Los archivos adjuntos se abren desde la respuesta.

Para saber de las nuevas respuestas, activa “Notify New Answers” en la pestaña “Settings”. El propietario del formulario recibe una notificación de Addness y, si las notificaciones por correo están activas, también un correo. Los colaboradores también pueden recibirlas con “Notificarme de nuevas respuestas”.

Exportar las respuestas en CSV

En la pestaña “Answer”, abre “Export response CSV” desde “CSV”.

• Formato de salida: Elige “Question and choice names” o “Question IDs and raw answers”
• Periodo: Si escribes la fecha y hora de inicio y de fin, solo se exportan las respuestas de ese periodo (si lo dejas vacío, todas)
• Destino: Elige “Download” o “Save to Drive”. El CSV guardado en Drive contiene las respuestas de ese momento (las respuestas posteriores no se reflejan). En Drive se puede guardar hasta 50 MiB

Con “Conectar con Analytics” puedes sincronizar las respuestas con un conjunto de datos de Analítica. Tras conectarlo, se actualiza cada 5 minutos aproximadamente (→ Analítica).

Dejar de publicar

Con los botones de arriba a la derecha del formulario cambias el estado de publicación.

Acción	Pantalla de respuesta	Para deshacerlo
“Close responses”	El enlace se abre, pero aparece un mensaje de cierre y no se puede responder	“Reopen responses”
“Dejar de publicar”	Al abrir el enlace, el formulario no se muestra	“Volver a publicar” (con el mismo enlace)

Si fijas en la pestaña “Settings” un “Response deadline” (fecha y hora) o un “Maximum number of responses”, la recepción se detiene ahí. El texto que aparece al cerrar la recepción se cambia en “Closed-form message”.

Lo que puedes hacer en la configuración

En la pestaña “Settings” puedes definir principalmente lo siguiente.

• Collect Responses: Se configuran “Collect email address” (lo escribe quien responde / se registra el correo verificado de quien tiene la sesión iniciada), “Limit to one response per person” (para responder hay que iniciar sesión), “View progress”, “Shuffle questions”, “Disable saving draft responses” (normalmente, lo que escribe quien responde con sesión iniciada se guarda 30 días)
• View aggregated response results after submission: Muestra a quien responde el número de respuestas y el resumen de las preguntas de opción. Si activas “Share written answers too”, quienes pueden acceder al formulario pueden leer el texto de las respuestas libres incluso antes de enviar
• After answering: Se configuran “Allow editing responses after submission” (quien responde puede corregir su respuesta desde un enlace de edición que se muestra una sola vez tras enviar), “Mostrar enlace para enviar otra respuesta”, “Email respondents a copy”, “Confirmation message”
• Linked Goals: Elige el objetivo al que vincular el formulario (→ Vincular a un objetivo)
• Appearance: Cambia el color de acento, el color de fondo, la fuente, el tamaño del texto y la imagen de cabecera

Convertirlo en cuestionario

Si activas “Mark as Quiz” en la pestaña “Settings”, puedes definir la respuesta correcta, los puntos y la retroalimentación de cada pregunta.

• “Release scores”: Elige “Manually publish after grading” o “Publish when auto-scoring is complete”
• “Results to show to respondents”: Elige “Only total points” o “Results and feedback per question”, y decide si mostrar las preguntas falladas, los puntos de cada pregunta y las respuestas correctas

En las respuestas que calificas a mano, escribe los puntos desde “Individual” u otra vista de la pestaña “Answer”, pulsa “Save grades” y muéstralos a quien respondió con “Publish results”.

Vincular a un objetivo

Puedes vincular un formulario a un objetivo. Para vincularlo, necesitas permiso de edición en ese objetivo.

• Desde el formulario: Busca y elige un objetivo en “Linked Goals” de la pestaña “Settings”
• Desde el objetivo: Pulsa ”＋ Añadir datos relacionados” → “Form” en el extremo derecho del encabezado “Detalles” de la página del objetivo para crear un formulario vinculado a ese objetivo. Cuando la sección “Form” ya se muestra, también puedes crear más con “Create” en ella. Con “View all” puedes ver en una lista solo los formularios vinculados a ese objetivo

En la sección “Form” de la página del objetivo aparecen los formularios vinculados y el estado de cada uno (publicado, recepción cerrada, no publicado, borrador).

Lo que puedes pedirle a la IA

Si se lo pides a una IA conectada por MCP (Claude Code, Codex, etc.), puede hacer lo siguiente con los formularios que puedes editar (→ Guía de integración con MCP).

• Crear y duplicar formularios, corregir preguntas y configuración, traer preguntas de otros formularios
• Publicar, cerrar la recepción, dejar de publicar y vincular a un objetivo
• Leer la lista de respuestas, una respuesta concreta y el resumen, y exportar las respuestas en CSV
• Calificar cuestionarios y publicar los resultados
• Definir colaboradores y transferir la propiedad
• Eliminar formularios y respuestas, y restaurarlos desde la papelera

Quién puede editar (permisos)

Pueden editar un formulario y ver sus respuestas estas personas.

• El propietario del formulario (quien lo creó)
• Colaboradores: El propietario elige miembros en “Collaborative editing” de la pestaña “Settings”. Puede poner una fecha de caducidad del acceso a cada miembro
• Quienes pueden editar el objetivo al que está vinculado el formulario

Solo el propietario puede cambiar los colaboradores y el propietario. Si haces propietario a otro miembro con “Transfer ownership”, tú pasas a ser colaborador.

Eliminar y restaurar

• Eliminar un formulario: Con “Delete Form” en la pestaña “Settings”, el formulario y sus respuestas pasan a la papelera. Durante 30 días puedes recuperarlo con “Restaurar” desde “Papelera” en la lista de formularios. Si restauras un formulario que estaba publicado, su enlace público vuelve a funcionar. “Eliminar permanentemente” en la papelera no se puede deshacer
• Eliminar respuestas: Puedes eliminar respuestas una a una o con “Delete all responses”. La eliminación de respuestas no se puede deshacer

Límites y restricciones

• Un formulario admite hasta 300 preguntas y hasta 75 secciones
• Una pregunta de subida de archivos admite hasta 10 archivos por respuesta, de hasta 50 MB cada uno. Para adjuntar archivos, quien responde debe iniciar sesión
• Las imágenes deben ser JPEG o PNG, de 5 MiB o menos y de hasta 4096px. Solo se pueden insertar videos de YouTube (no se pueden subir archivos de video)
• Un formulario admite hasta 100 colaboradores
• Los formularios funcionan igual en todos los planes

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Este artículo se basa en las pantallas del 15 de octubre de 2026. Addness se actualiza a diario, así que las pantallas y los pasos pueden diferir ligeramente de lo que ves ahora.

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