Izin & Pengelolaan Anggota

Izin hadir dalam “2 lapisan”

Izin Addness memiliki dua lapisan: peran organisasi dan peran goal.

Peran organisasi

Apakah bisa mengelola pengaturan organisasi & tagihan

Admin — Pengaturan organisasi, tagihan, mengeluarkan anggota

Anggota — Pengaturan organisasi tidak ditampilkan (bekerja sesuai peran goal)

Tamu — Hanya melihat, berkomentar, dan chat (tidak dihitung sebagai kursi)

Peran goal

Apa yang bisa dilakukan pada goal itu

Penanggung jawab — Semua operasi (1 orang)

Editor — Membuat & mengedit turunan

Pemirsa — Melihat dan berkomentar

Cakupan yang terlihat ditentukan oleh penugasan, dan izin dari atas diwariskan ke turunannya

🎯 Goal tertinggi perusahaanBudi = pemirsa

Memulai bisnis baru↑Terlihat karena pewarisan

Menyelesaikan materi proposal↑Terlihat karena pewarisan

Pohon lain tanpa penugasanTidak terlihat

"Menugaskan orang yang ingin kamu beri akses" itu sendiri adalah pengendalian cakupan publikasi

Peran organisasi: Admin / Anggota / Tamu

Ini adalah pembeda apakah Anda bisa mengelola pengaturan organisasi, penagihan, dan integrasi eksternal, serta apakah Anda bisa mengoperasikan goal.

Peran	Apa yang bisa Anda lakukan
Admin	Mengoperasikan “Pengaturan organisasi” (Umum, Anggota, Penggunaan, Integrasi, Bot notulen, Network, dan lainnya, termasuk pengelolaan kontrak), mengundang dan mengeluarkan anggota, serta mengelola organisasi
Anggota	Anggota biasa. Bisa membuat goal dan menjadi penanggung jawabnya. “Pengaturan organisasi” tidak ditampilkan
Tamu	Bisa melihat goal dan percakapan, serta membalas lewat komentar dan chat. Tidak bisa mengoperasikan goal, memakai integrasi eksternal, atau rapat, dan juga tidak bisa membuat atau mengubah goal dari AI yang terhubung. Gratis dan tidak dihitung sebagai kursi

• Ganti peran dari “Peran” di tabel di Pengaturan organisasi › Anggota (khusus admin). Di layar, admin bisa ditampilkan sebagai orang yang memiliki “Izin pengelolaan pengaturan”
• Setidaknya harus ada satu admin (orang yang memiliki izin pengelolaan pengaturan), dan Anda tidak bisa menghapus izin Anda sendiri
• Menjadikan tamu sebagai “Anggota” menambah satu kursi, dan biaya berubah sesuai kontrak Anda. Admin, pemilik organisasi, anggota eksternal, dan AI tidak bisa dijadikan tamu

Permintaan dari tamu: Saat tamu mencoba mengoperasikan goal, “Minta menjadi anggota?” terbuka, dan tamu bisa meminta ke admin dengan “Minta keanggotaan” (hingga 3 kali dalam 24 jam terakhir). Admin memilih “Jadikan anggota” atau “Tolak” di “Permintaan keanggotaan” pada Pengaturan organisasi › Anggota.

Anggota eksternal: Orang yang bergabung sambil tetap menjadi anggota organisasi lain. Jika Anda mengundang dengan mengaktifkan “Hubungkan dengan organisasi eksternal” di tautan undangan, orang tersebut menekan “Bergabung sebagai anggota eksternal”, lalu memilih organisasi asalnya untuk bergabung. Mereka tidak dihitung sebagai kursi, dan penggunaan AI, rapat, dan perekaman dipotong dari saldo organisasi asal. Mereka bisa melihat goal, chat, Drive, dan pelanggan dengan cakupan yang sama seperti anggota reguler. Admin bisa menjadikan mereka anggota reguler dengan “Jadikan anggota reguler” di tabel (hubungan dengan organisasi asal dilepas dan kursi bertambah satu).

Peran goal: pemilik / editor / pemirsa

Pembeda penugasan per goal. Tidak terkait peran organisasi, ditugaskan per goal.

Peran	Apa yang bisa Anda lakukan
Pemilik	Orang dengan tanggung jawab akhir atas goal (satu orang). Semua operasi: edit, selesaikan, hapus, tugaskan, dan bahkan mengalihkan kepemilikan
Editor	Orang yang ikut serta dalam eksekusi (bisa banyak). Hampir semua operasi kecuali menghapus goal ini sendiri: mengedit goal, membuat/mengedit/menghapus goal anak, menugaskan anggota, dll.
Pemirsa	Orang yang bisa melihat dan memposting komentarnya sendiri (bisa banyak)

Ada satu tempat untuk mengatur ini. Gunakan dialog manajemen penugasan yang dibuka dari menu ”…” → “Penanggung jawab & anggota” pada baris goal.

🎯 Memenangkan proposal ke PT ABC…

Edit

Penanggung jawab & anggota

Ideal

Atur tenggat

Pada goal mana pun, bisa dibuka dari menu "…" pada baris

Mengubah penanggung jawab, menambah anggota, dan mengubah peran semuanya bisa dilakukan di dialog "Kelola penugasan" ini

• Mengubah pemilik adalah pengalihan lewat “Ubah” di kolom pemilik dialog ini (tidak bisa diubah dari halaman daftar anggota)
• Menambah anggota dilakukan dari “Tugaskan” dengan mencari di seluruh organisasi dan memilih. Orang yang tidak ada di organisasi bisa diundang langsung di sana dengan tautan undangan goal (hanya admin yang bisa membuat tautan undangan)
• Mengubah peran atau menghapus penugasan dilakukan dari badge peran tiap anggota

Siapa bisa melihat seberapa banyak

Visibilitas juga ditentukan oleh penugasan ini.

1. Anda bisa melihat goal jika Anda ditugaskan ke goal itu sendiri atau ke goal mana pun di atasnya. Karena izin goal yang lebih tinggi diwarisi oleh semua yang di bawahnya, ditugaskan ke goal yang lebih tinggi membuat Anda bisa melihat seluruh sub-pohonnya
2. Goal yang tidak Anda tugaskan di mana pun tidak terlihat bahkan oleh anggota organisasi yang sama. Ia tidak muncul di pohon atau di pencarian
3. Ketika orang yang sama ditugaskan di beberapa tempat, peran terkuat (pemilik > editor > pemirsa) yang berlaku

Orang yang Anda undang tidak bisa melihat goal apa pun sampai ditugaskan ke salah satu goal. Jika Anda memilih goal di tautan undangan, mereka langsung ditugaskan ke goal itu saat bergabung. Apa yang bisa dilihat admin organisasi dijelaskan di Keamanan dan Penanganan Data.

Meminta akses ke goal yang tidak terlihat

Jika Anda membuka tautan goal yang tidak terlihat, muncul “Anda tidak memiliki akses ke tujuan ini”. Jika Anda menekan “Minta akses”, permintaan dikirim ke pemilik goal itu (jika tidak ada, ke pemilik goal terdekat di atasnya).

• Orang yang meminta: muncul “Akses telah diminta”. Permintaan tetap ada meskipun layar ditutup, dan hasilnya datang lewat notifikasi
• Orang yang menerima permintaan: di notifikasi muncul “Permintaan akses tujuan telah masuk”. Dari “Tinjau permintaan”, pilih “Setujui” atau “Tolak”. Di layar “Penanggung jawab & anggota” pada goal juga muncul ”◯ orang meminta melihat tujuan ini”
• Jika disetujui: Anda bisa melihat dan mengomentari goal itu beserta goal di bawahnya. Izin untuk mengedit, menyelesaikan, atau mengganti penanggung jawab tidak diberikan

Jika muncul “Permintaan akses saat ini tidak tersedia untuk tujuan ini.”, berarti tidak ada orang yang bisa menerima permintaan. Mintalah langsung kepada pemilik goal atau admin organisasi.

Mengundang anggota

Ada tiga titik masuk: “Undang” di halaman daftar anggota / “Undang” di Pengaturan organisasi › Anggota / “Undang anggota untuk mengerjakan tujuan ini bersama” pada suatu goal. Dari mana pun Anda membukanya, “Undang Anggota” terbuka, dan Anda mengundang lewat tab “Tautan undangan” dan “Email”.

Menerbitkan tautan undangan dan mengundang lewat email hanya bisa dilakukan admin. Jika yang membukanya bukan admin, tampil “Diperlukan izin admin untuk membuat tautan undangan”, dan ia bisa meminta ke admin lewat “Minta melalui DM”. Dari Addness it: undangan anggota di bagian atas jendela “Undang Anggota”, admin bisa meminta AI mengusulkan siapa diberi tugas apa, menyiapkan goal yang diserahkan dan tautan undangan, hingga menyusun pesan undangan. AI baru mengirim setelah Anda menyetujuinya (→ Halaman daftar anggota).

Undangan tautan

Di tab “Tautan undangan”, tekan “Buat tautan undangan”, lalu salin tautan yang jadi dan kirim ke orangnya. Sebelum membuat, Anda bisa menentukan hal berikut (goal tujuan undangan, izin, masa berlaku, dan jumlah penggunaan maksimum diubah dengan “Edit pengaturan tautan undangan”).

• Goal tujuan undangan dan izin (pemirsa / editor / penanggung jawab): Ditugaskan ke goal itu saat bergabung. Jika Anda memilih penanggung jawab, orang yang bergabung menjadi penanggung jawab goal itu. Penanggung jawab goal teratas tidak bisa diganti lewat undangan. Tautan izin penanggung jawab bisa dipakai hanya sekali demi keamanan. Saat jendela undangan dibuka, “editor” sudah terpilih.
• “Undang sebagai tamu (gratis)”: Jika diaktifkan, orang tersebut bergabung sebagai tamu (izinnya menjadi pemirsa)
• Masa berlaku (1 / 3 / 7 / 14 hari) dan jumlah penggunaan maksimum (tak terbatas juga bisa)
• “Hubungkan dengan organisasi eksternal”: Jika diaktifkan, orang tersebut bergabung sebagai anggota eksternal sambil tetap menjadi anggota organisasi lain. Tidak bisa diaktifkan bersamaan dengan “Undang sebagai tamu (gratis)”
• “Jika Anda menerima dukungan penerapan dari agen”: Masukkan alamat email agen yang memberi dukungan penerapan. Tidak bisa dipakai saat mengundang sebagai tamu atau anggota eksternal

Undang anggota

Tautan undanganEmail

Masa berlaku7 hari

Batas penggunaanTak terbatas

Goal tujuan undanganMemenangkan proposal ke PT ABC

IzinEditor

addness.com/invite/a1b2c3…Buat tautan undangan

Buat setelah menentukan masa berlaku, jumlah penggunaan, goal tujuan, dan izin

Tautan undangan bisa dibuat dengan menentukan "siapa, ke goal mana, dengan izin apa". Setelah dibuat, cukup salin dan kirim ke orangnya

Undangan email

Di tab “Email”, masukkan alamat lalu tekan “Kirim Undangan”. Hingga 20 sekaligus (hanya 1 saat mengundang dengan izin penanggung jawab).

Mengelola setelah mengundang

• Orang yang diundang lewat email muncul di tabel Pengaturan organisasi › Anggota dengan badge “Diundang” dan masa berlakunya ditampilkan. Kirim ulang dan batalkan juga ada di sini
• Tautan undangan yang diterbitkan bisa diperiksa jumlah penggunaan, masa berlaku, dan status aktifnya di “Tautan undangan” di Pengaturan organisasi › Anggota, dan bisa dinonaktifkan

Mengeluarkan anggota dari organisasi

• Lokasi: “Keluarkan” pada baris target di tabel Pengaturan organisasi › Anggota (khusus admin; Anda tidak bisa mengeluarkan diri sendiri atau pemilik organisasi)
• Ada konfirmasi dua langkah, dan ini tidak bisa dibatalkan. Saat dijalankan:
  • Penugasan anggota itu semuanya dihapus
  • Goal yang mereka miliki secara otomatis dialihkan ke pemilik goal induk (termasuk yang selesai)
  • Untuk anggota eksternal, hubungan dengan organisasi asal juga dilepas (mereka tidak dihitung sebagai kursi, jadi jumlah kursi tidak berubah)

Meninggalkan organisasi sendiri (pengunduran diri)

Anda bisa mengundurkan diri dari “Zona berbahaya” di Pengaturan Saya › Akun. Semua penugasan Anda dihapus dan Anda kehilangan akses ke data organisasi (konfirmasi dua langkah; Anda otomatis keluar setelah pengunduran diri).

Visibilitas dan pembagian goal

• Goal bersifat privat terhadap luar organisasi. Untuk membagikannya ke orang di luar organisasi, pemilik goal itu membuat tautan berbagi dari “Kerjakan goal ini dengan seseorang di luar organisasi” di menu ”…” (di Beranda, ada di ”…” → “Tindakan lainnya”). Tanpa mengundang ke organisasi, Anda bisa membagikan hanya goal itu beserta turunannya ke pihak luar perusahaan
• Apa yang bisa dilakukan orang yang tahu tautannya dipilih dari “Hanya lihat” atau “Lihat dan komentari”. Berkomentar memerlukan login, dan goal tidak bisa diedit. Pembagian bisa dihentikan kapan saja dengan “Berhenti Berbagi” (→ Halaman detail goal)
• Profil diagnosis default-nya terlihat oleh anggota organisasi yang sama. Diagnosis yang tidak ingin Anda tampilkan bisa disembunyikan secara individual dari “Pengaturan visibilitas profil diagnosis” di Pengaturan Saya › Visibilitas

Apakah artikel ini membantu?

YaTidak

← SebelumnyaAddness NetworkSelanjutnya →Pengaturan Organisasi

Menjalankan Tim Anda

• Mulai menggunakan sebagai organisasi
• Memakai bersama alat yang sudah Anda gunakan
• API integrasi eksternal (hanya baca)
• Halaman Daftar Anggota
• Addness Network
• Ruang virtual